L’organisation de séminaires sur Lyon exige la location de salles adaptées. En effet, les séminaires sont des événements qui ont lieu couramment dans la vie d’entreprise, mais il ne faut pas oublier leur côté haut de gamme, étant donné qu’ils convient souvent des personnalités. Salle de conférence, espace de travail ou de coworking, salle de cocktail… Comment faire le bon choix pour satisfaire les participants et les convives ? Suivez ces conseils !
Quelles dimensions et quelles configurations ?
Pour commencer, il est nécessaire de définir les besoins du séminaire. Cela nécessite de déterminer le nombre et le profil des participants. Ensuite, vous devez aussi connaître le programme et le déroulement de chaque séance car cela vous sera utile dans la recherche d’une salle de séminaire.
Par exemple, si l’événement prévoit de nombreuses réunions de travail au cours de la journée, il faudra louer une salle de réunion lumineuse, avec un écran de projection et tout le matériel nécessaire à cet effet. Par ailleurs, si vous préparez quelques activités, vous aurez peut-être besoin de plusieurs salles, sans oublier l’espace détente et celui pour la pause-café.
Bref, il est important de trouver une salle pouvant accueillir tous les convives dans les meilleures conditions. Si le séminaire est rapide, par exemple ne dure qu’une demi-journée, la location d’une salle modulable sera peut-être l’idéale. En revanche, pour un séminaire de plusieurs jours, il vaut mieux privilégier un endroit qui dispose de couches confortables et d’un cadre convivial. Voilà pourquoi il est souvent d’usage d’organiser un séminaire dans un hôtel de luxe. Bref, la disposition de la salle est un critère de choix fondamental.
Un endroit atypique et prestigieux
Qui dit séminaire dit événement de marque, au même titre qu’une soirée d’entreprise ou d’autres événements professionnels. Que diriez-vous par exemple de la location d’un château à Lyon pour surprendre les convives ? C’est le lieu idéal pour un séminaire en plein air, car tout en profitant de la nature et du calme, les convives pourront en même temps se détendre entre les sessions de formation.
Louer des salles toutes équipées
Pour qu’une réunion de travail se déroule dans les meilleures conditions, il est préférable de choisir des salles à louer entièrement équipées d’un projecteur, d’internet haut débit, d’équipements de sonorisation, et qui de surcroît sont bien traversées par la lumière du jour. En même temps, n’oubliez pas de jeter un œil aux sanitaires et de vous assurer que le nombre de toilettes sera suffisant pour tout le monde.
Par ailleurs, n’hésitez pas à vous renseigner sur les offres des propriétaires de la salle de réception pour savoir s’ils peuvent mettre à votre disposition quelques prestataires comme le traiteur car comme vous le savez, pour satisfaire les convives et assurer leur confort, il faut par exemple leur servir des plateaux-repas, sinon des boissons chaudes avec des viennoiseries durant la pause-café. Comme vous n’aurez sans doute pas le temps de les préparer, il est plus judicieux de solliciter un expert dans ce domaine, donc si la location de salle de réunion prévoit ce détail, c’est un bon point.
La disponibilité et les offres de location
Parfois, les tarifs de location sont différents du lundi au vendredi et durant les week-ends où ils ont tendance à augmenter, même chose en soirée. Lorsque vous serez en quête des salles de séminaires, il vaut mieux se renseigner sur les horaires pratiqués. Par exemple, la location se termine toujours à 18 h pour certaines salles donc essayez de connaître le tarif pour l’heure supplémentaire afin d’éviter les mauvaises surprises. Sinon, vous risquerez de payer deux fois plus cher.
